Office i HR Assistant – HR i Uredski asistent (m/ž)

Početak rada: odmah

Opis posla:

O nama
Margins je najbrže rastuća tehnološka tvrtka u Hrvatskoj te 11. najbrže rastuća u srednjoj i istočnoj Europi, prema Deloitteovom izvješću Technology Fast 50. Specijalizirani smo za razvoj najkompleksnijih softverskih rješenja baziranih na umjetnoj inteligenciji te razvijamo i vlastite AI proizvode koje implementiramo za enterprise klijente diljem svijeta. Naš tim radi u brzom i ambicioznom okruženju. Donosimo odluke brzo, radimo fokusirano i očekujemo da svaki član tima preuzme odgovornost za svoj dio posla. Upravo takav pristup očekujemo i od osobe koja će preuzeti ovu ulogu. Tražimo nekoga tko u posao unosi energiju, inicijativu, pouzdanost i profesionalnost.

O poziciji
Ovo je dinamična i raznolika pozicija za osobu koja voli raditi s ljudima, organizirati stvari i pobrinuti se da se zadaci zaista odrade do kraja. Bit ćeš uključen/a u naše HR i recruitment aktivnosti, ali ćeš istovremeno preuzeti odgovornost za svakodnevnu organizaciju i administraciju našeg zagrebačkog ureda. Ne tražimo osobu koja se želi baviti samo jednim uskim područjem HR-a. Jedan dan možeš koordinirati razgovore za posao i komunicirati s kandidatima, a drugi pripremati onboarding novog zaposlenika, organizirati team building, koordinirati dokumentaciju s računovodstvom ili se pobrinuti da ured ima sve što je potrebno za normalno funkcioniranje. Radit ćeš blisko s managementom i ostatkom tima, uz mogućnost postupnog preuzimanja sve veće odgovornosti u području HR-a i People Operationsa.

Što ćeš raditi:

HR i Recruitment

• Sudjelovati u zapošljavanju tehničkih i netehničkih pozicija
• Objavljivati i administrirati oglase za posao na LinkedInu i drugim kanalima
• Pregledavati prijave i pomagati u identificiranju odgovarajućih kandidata
• Koordinirati razgovore između kandidata i hiring managera
• Komunicirati s kandidatima kroz cijeli selekcijski proces
• Voditi evidenciju kandidata i recruitment pipeline
• Pomagati u pripremi ponuda za posao, ugovora i ostale HR dokumentacije
• Koordinirati onboarding i offboarding zaposlenika
• Voditi i održavati urednu evidenciju zaposlenika i dokumentacije
• Pratiti godišnje odmore, izostanke, evidenciju radnog vremena i ostale HR podatke
• Administrirati interne HR alate i procese
• Sudjelovati u internoj komunikaciji i employee engagement aktivnostima
• Pomagati u organizaciji performance reviewa i prikupljanju feedbacka
• Organizirati team buildinge, interne događaje i proslave
• Podržavati management u različitim inicijativama vezanim uz zaposlenike i organizaciju

Office i Administracija

• Preuzeti odgovornost za svakodnevnu organizaciju našeg zagrebačkog ureda
• Brinuti da je ured organiziran, profesionalan i adekvatno opremljen
• Upravljati uredskim potrepštinama, opremom i odnosima s dobavljačima
• Koordinirati dostave, održavanje i vanjske pružatelje usluga
• Voditi brigu o ulaznoj dokumentaciji, računima i administrativnim poslovima
• Koordinirati potrebnu dokumentaciju s računovodstvom, obračunom plaća i drugim vanjskim partnerima
• Pomagati u organizaciji poslovnih putovanja, smještaja i ostale logistike
• Pomagati u organizaciji sastanaka, posjeta klijenata i događanja
• Podržavati management u različitim administrativnim i operativnim zadacima

Koga tražimo:
Prije svega tražimo pravu osobu, a ne nužno nekoga s prijašnjim iskustvom u HR-u. Odlično ćeš se uklopiti ako si:

• Izrazito organiziran/a i pouzdan/a
• Pedantan/na i obraćaš pažnju na detalje
• Proaktivan/na – primjećuješ što treba napraviti bez čekanja da ti netko dodijeli svaki zadatak
• Sposoban/na istovremeno pratiti više zadataka i prilagođavati se promjenama prioriteta
• Komunikativan/na i voliš raditi s ljudima
• Profesionalan/na i diskretan/na u radu s povjerljivim informacijama
• Spreman/na preuzeti odgovornost i dovesti zadatak do kraja
• Snalažljiv/a i spreman/na samostalno pronaći rješenje
• Ugodno se osjećaš u dinamičnom okruženju u kojem se procesi kontinuirano razvijaju
• Odlično govoriš i pišeš hrvatski i engleski jezik
• Dobro se snalaziš s modernim digitalnim alatima i zanima te kako AI može pomoći da radiš brže i učinkovitije
• Posjeduješ važeću vozačku dozvolu B kategorije – obavezan uvjet
• Prethodno iskustvo u HR-u, recruitmentu, uredskoj administraciji, operacijama, executive assistanceu ili sličnoj ulozi smatramo prednošću, ali nije nužan uvjet. Iskustvo rada u tehnološkoj kompaniji također je prednost.

Kakva će osoba biti uspješna u ovoj ulozi
Ne razmišljaš na način „to nije moj posao“. Ako nešto treba organizirati, provjeriti, koordinirati, dokumentirati ili riješiti, prirodno ti je preuzeti odgovornost i pobrinuti se da se to napravi. Voliš unositi red, komunicirati s različitim ljudima i biti osoba na koju se drugi mogu osloniti da važne stvari neće biti zaboravljene. Istovremeno, želiš se razvijati izvan klasične administrativne uloge. Kako Margins raste, želimo da raste i ova pozicija – potencijalno prema širim odgovornostima u području HR-a, People Operationsa ili Operationsa.

Što nudimo:

• Važnu ulogu u rastućoj AI i tehnološkoj kompaniji
• Direktnu suradnju s managementom i uvid u poslovanje kompanije
• Priliku za razvoj kroz HR, recruitment i poslovne operacije
• Značajan prostor za rast odgovornosti i razvoj pozicije
• Međunarodno radno okruženje i rad s međunarodnim klijentima
• Mlad, ambiciozan i stručan tim
• Moderno radno okruženje u Zagrebu
• Izloženost umjetnoj inteligenciji i tehnologijama koje mijenjaju način na koji kompanije posluju
• Priliku da aktivno sudjeluješ u izgradnji internih procesa, umjesto da samo administriraš postojeće

Margins radi s regionalnim i međunarodnim kompanijama, s posebnim fokusom na praktičnu, sigurnu i poslovno opravdanu primjenu umjetne inteligencije.

Kako se prijaviti
Prijavu pošalji isključivo e-mailom na: office@margins.agency . Kao naslov e-maila obavezno koristi: Prijava – HR & Office Assistant – [Ime i prezime]
Prijava treba sadržavati:

1. CV
2. Kratko motivacijsko pismo u kojem ćeš se predstaviti i objasniti zašto te zanima rad u Marginsu
3. Odgovore na sljedeća dva pitanja: 1. Zašto te zanima upravo ova pozicija i zbog čega smatraš da odgovara tebi osobno? Odgovor ograniči na maksimalno 150 riječi. 2. Koje alate, uključujući AI alate, trenutno koristiš kako bi bio/bila organiziraniji/a ili produktivniji/a? Navedi jedan konkretan primjer kako ih koristiš.

Odgovore na pitanja napiši direktno u tekstu e-maila, a ne kao zaseban dokument ili privitak. Prijave koje ne sadrže traženi CV, motivacijsko pismo i odgovore na oba pitanja možda neće biti uzete u razmatranje.

*********************************************************************************************************

Margins is the fastest-growing technology company in Croatia and the 11th fastest in Central and Eastern Europe, recognised by Deloitte for 1,600%+ revenue growth. We are a Zagreb-based AI software company that builds complex AI systems and deploys proprietary AI products for enterprise clients across the globe. We are a fast-moving, ambitious team. We move quickly, operate lean, and expect everyone on the team to take ownership of their work.
About the Role
This is a hands-on and varied role for someone who enjoys working with people, staying organized, and making sure things get done. You will support our HR and recruitment activities while also taking ownership of day-to-day office administration. We are not looking for someone who wants to work only in one narrow area of HR. One day you might be coordinating interviews and communicating with candidates; the next you might be preparing onboarding documentation, organizing a company event, coordinating with our accountant, or making sure the office has everything the team needs. You’ll work closely with management and our team and will have the opportunity to gradually take on more responsibility across HR and People Operations.

What You’ll Be Doing

HR & Recruitment:

• Support recruitment across technical and non-technical positions
• Publish and manage job postings across LinkedIn and other recruitment channels
• Review applications and help identify relevant candidates
• Coordinate interviews between candidates and hiring managers
• Communicate with candidates throughout the recruitment process
• Maintain candidate pipelines and recruitment records
• Assist with employment offers, contracts and HR documentation
• Coordinate employee onboarding and offboarding
• Maintain accurate employee records and documentation
• Track vacations, leave, attendance and other HR information
• Help administer internal HR tools and processes
• Support employee engagement and internal communication
• Assist with organizing performance reviews and employee feedback
• Help organize team-building activities, company events and celebrations
• Support management with various people-related initiatives

Office & Administration:

• Take ownership of the day-to-day organization of our Zagreb office
• Make sure the office is organized, professional and well supplied
• Manage office supplies, equipment and vendor relationships
• Coordinate deliveries, maintenance and external service providers
• Handle incoming documentation, invoices and administrative paperwork
• Coordinate documentation with accounting, payroll and other external partners
• Help organize business travel, accommodation and logistics when needed
• Assist with meetings, visitors and company events
• Support management with ad hoc administrative and operational tasks

What We’re Looking For:
We’re looking primarily for the right type of person, not necessarily someone with years of HR experience. You are likely a good fit if you are:

• Extremely organized and reliable
• Detail-oriented and careful with information and documentation
• Proactive — you notice what needs to be done rather than waiting to be told
• Comfortable juggling multiple tasks and changing priorities
• A strong communicator who enjoys working with people
• Professional and discreet when handling confidential information
• Comfortable taking ownership and following things through to completion
• Resourceful and willing to figure things out independently
• Comfortable working in a fast-moving environment where processes continue to evolve
• Fluent in Croatian and English, both written and spoken
• Comfortable using modern digital tools and interested in using AI to work more effectively
• Holder of a valid Category B driver’s license — mandatory
• Previous experience in HR, recruitment, office administration, operations, executive assistance, or a similar role is an advantage, but not necessarily required. Experience working in a technology company is also a plus.

The Kind of Person Who Will Succeed Here
You don’t think “that’s not my job.” If something needs to be organized, followed up on, documented or solved, you’re comfortable taking ownership of it. You enjoy creating order, communicating with different people and being the person others can rely on to make sure important details don’t fall through the cracks. At the same time, you’re interested in developing beyond basic administration. As Margins grows, we want this role to grow as well — potentially toward broader HR, People Operations or Operations responsibilities.

What We Offer:

• A key role in a growing AI and technology company
• Direct exposure to company leadership and decision-making
• The opportunity to learn across HR, recruitment and business operations
• Significant room to grow your responsibilities over time
• An international working environment and client base
• A young, ambitious and highly skilled team
• Modern office environment in Zagreb
• Exposure to AI and the technologies transforming how companies operate
• The opportunity to help shape internal processes rather than simply inherit them

Margins works with organizations ranging from regional enterprises to international mid-market companies, with a focus on making AI practical, secure and valuable in real business environments.

How to Apply
Please apply directly by email to office@margins.agency . Use the following email subject line exactly: Application – HR & Office Assistant – [Your Full Name]
Your application should include:

1. Your CV
2. A short cover letter introducing yourself and explaining why you’re interested in joining Margins
3. Your answers to the following two questions:
   Question 1: Why does this particular role interest you? What about it feels like a good fit for you personally? Please keep your answer to a maximum of 150 words.
   Question 2: What tools, including AI tools, do you currently use to make yourself more organized or productive? Give us one concrete example of how you use them.

Please include your answers in the body of your application email, rather than as a separate attachment.

Satnica: od 8 do 11 EUR, ovisno o iskustvu

Kraj rada: minimalno 6 mjeseci do 1 godina